4 Estrategias efectivas para organizar tus notas en Evernote

Se puede pensar en Evernote como un motor que ayuda a mantener tu mundo funcionando.

 

Pero, cómo conseguir que ese motor trabaje perfectamente?

 

En realidad no importa qué tipo de “motor” se desea, lo importante a recordar es que el sistema de información resultante debe reflejar tus necesidades.

 

Una familia de cuatro integrantes no va a necesitar un coche deportivo tanto como una minivan o un utilitario. Es lo mismo para Evernote: te recomendamos saber cuáles son tus desafíos y luego decidir qué sistema organizativo te va a ayudar a hacer las cosas de una manera mas productiva.

 

Dado que el poder de Evernote esta en su flexibilidad, las discusiones sobre qué sistema organizativo es mejor, siempre están presentes en Foros, Redes Sociales, etc. Para cada individuo que use el producto, hay formas ilimitadas para aprovecharlo: Desde el uso de “Libretas apiladas” a las etiquetas , pasando por no usar ningún sistema en absoluto, aquí te damos un resumen de algunos de los métodos de organización más usados.

 

1. Búsqueda

 

Nivel de dificultad: Fácil
Nivel de Mantenimiento: Fácil

 

Uno de los grandes peligros al adoptar un sistema para organizar nuestras notas es pensarlo demasiado:

 

Qué guardar?

 

Cómo categorizar el contenido?
Cómo encontrarlo más tarde?

 

Teóricamente, no es necesario organizarse en lo absoluto. Podrías crear un número ilimitado de notas y confiar en el motor de búsqueda de Evernote para encontrar contenido en ellas, incluso texto que se encuentre dentro de archivos adjuntos en formato PDF.

 

Confiar en la búsqueda como forma de estructura organizativa también te permite importar toneladas de contenido desde afuera del Evernote sin preocuparte acerca de qué libretas o etiquetas vas a usar. Se puede capturar contenido directamente de la web, enviar correos electrónicos directamente a Evernote, o incluso usar aplicaciones que captan contenido como IFTTT, Zapier o Scannable.

 

2. Etiquetas

 

Nivel de dificultad: Moderado
Nivel de Mantenimiento: Moderado

 

Con Evernote se puede agregar todas las etiquetas que desees a cada nota ingresada. Sin embargo etiquetar, o no, esa es (muy) a menudo la pregunta.

 

Lo más importante es que las etiquetas ayudan a crear una fundación adaptada a tus flujos de trabajo específicos. Para Michael Hyatt (1) , las etiquetas anidadas proporcionan una estructura necesaria que mantiene su sistema de presentación en la tarea y eficiente.

 

El gurú de los medios de comunicación social Bryan Kramer , por su parte, ve las etiquetas como una forma poderosa de archivar información (2) y encontrarla rápidamente como ayuda a su esfuerzo por construir su marca personal:

 

Ciertamente, el etiquetado puede parecer como una tarea algo tediosa al principio. Sin embargo, no es necesario marcar cada nota. Sólo las realmente importantes que te permitan archivar tu información para una búsqueda más fácil más adelante. Y si etiquetaste de manera equivocada, no hay porque preocuparse:Evernote tiene un sistema de organización amigable que te permite recordar tu última búsqueda e incluso sugerir referencias cruzadas.

 

(3) N.de R: Ver la lista de recursos y guías para el uso de etiquetas de Evernote ( en idioma inglés ) al final del artículo

 

3. Pilas de Libretas
Nivel de dificultad: Moderado
Nivel de Mantenimiento: Fácil

 

Si las notas son lo mas importante para la forma en que se almacena tu contenido, entonces vas a querer ser capaz de estructurarlas de tal manera que se adapten a tus necesidades: Una de las mejores maneras es hacerlo mediante las Libretas Apiladas.

 

Como observa Stacey Harmon (4) , consultora de productividad de Evernote, las libretas apiladas son uno de los pilares para tener éxito usando Evernote:

 

Las libretas individuales y las “Pilas de libretas” proporcionan una organización sencilla para tus datos en Evernote ya que se pueden agrupar visualmente las notas y los proyectos de la manera que mejor te convenga. Se puede pensar que las libretas comunes funcionan como carpetas de documentos ( las notas dentro de la libretas ) , y las libretas apiladas como cajones de un archivador donde colocar esas carpetas.

 

Harmon enfatiza que es vital adoptar la búsqueda de un sistema que te funcione bien para cada persona. Evernote es lo suficientemente flexible como para poder establecer una estructura para la organización de las notas, y si no te gusta, es relativamente sencillo adoptar una nueva estrategia rápidamente.

 

“No tengas miedo de crear libretas comunes y apiladas, y organizarlas como quieras”, dice Harmon. “No es difícil cambiar la estructura de ambas. Una vez que los datos se encuentran en Evernote, es fácil moverlos a donde se quiere, sólo hay que aprender cómo. La mayoría de los usuarios pasan por varias versiones de su esquema de organización de libretas a lo largo del tiempo. Lo que se mantiene en Evernote evoluciona de la misma forma en que cómo desarrollas tu negocio también evoluciona. “

 

4. Títulos de las notas

 

Nivel de Dificultad: Desafiante

 

Nivel de Mantenimiento: Moderado

 

También se pueden usar los títulos de las notas para crear un sistema organizativo tan flexible como se pueda imaginar

 

El autor Jamie Todd Rubin prefiere crear convenciones para los nombres de las notas que no sean redundantes y que ayudan a usar la búsqueda de una forma más flexible. Por ejemplo, definió una estructura de nombres que le ayudan a entender qué libros ha leído en un momento dado.

 

“…Mantengo un registro de todas mis lecturas en Evernote. Me gusta saber cuando empecé a leer algo y cuando lo terminé. (Tengo toda una colección de scripts que extrae analíticas interesantes de estos datos.) Si quiero ver la lista de cosas que he leído de Stephen King en el año 2013, por ejemplo, podría ejecutar una búsqueda simple que se vea así: 2013 by Stephen King..”

 

Las convenciones de nomenclatura también pueden usarse para organizar notas dentro de las libretas. Para aprovechar este truco, ayuda saber:

 

– Los caracteres especiales (. _ @ #!) se muestran antes que los números.
– Los números (0 – 9) se muestran después que los caracteres especiales y la puntuación, pero antes de los caracteres alfabéticos.

Enlaces Relacionados


ARTÍCULO ORIGINAL en idioma inglés:
AUTOR: Taylor Pipes

REFERENCIAS del artículo en idioma inglés:
(1) Michael Hyatt – How I organize Evernote :
(2) Brian Kramer – A peek inside how I use Evernote to organize my life :http://www.bryankramer.com/a-peek-inside-how-i-use-evernote-to-organize-my-life/
(3) Lista de recursos y guías para el uso de etiquetas:
(4) Stacy Harmon – The ABC’s of organizing your Evernote notebooks:

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